Asistente administrativa

Buscamos un/a Asistente Administrativo/a responsable para realizar diversas tareas administrativas y de oficina. Sus funciones incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de la empresa.

¿Qué hace un asistente administrativo?
Las responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen la organización de viajes y reuniones, la preparación de informes y el mantenimiento de sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como la capacidad de organizar su trabajo utilizando herramientas como MS Excel y equipos de oficina. Si además tiene experiencia previa como Secretario o Asistente Administrativo Ejecutivo y está familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerle.

En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento diario eficiente y sin problemas de nuestra oficina.

Responsabilidades
Responder y dirigir llamadas telefónicas
Organizar y programar citas
Planificar reuniones y tomar actas detalladas
Redactar y distribuir correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
Ayudar en la preparación de informes programados periódicamente.
Desarrollar y mantener un sistema de archivo
Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina.
Solicite suministros de oficina e investigue nuevas ofertas y proveedores.
Mantener listas de contactos
Reservar arreglos de viaje
Presentar y conciliar informes de gastos
Proporcionar apoyo general a los visitantes.
Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
Establecer vínculos con los asistentes ejecutivos y administrativos superiores para gestionar solicitudes y consultas de los gerentes superiores.
Requisitos y habilidades
Experiencia comprobada como Asistente Administrativo, Asistente Virtual o Asistente Administrativo de Oficina.
Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
Competencia en MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo.
Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
Título de bachillerato; cualificación adicional como asistente administrativo o secretario será una ventaja.