Asistente de Archivo

organizar, mantener y facilitar el acceso a la documentación de una institución. Esto implica recibir, clasificar, archivar, y en algunos casos, digitalizar documentos, además de gestionar el acceso y préstamo de los mismos. También pueden participar en la elaboración de informes y la gestión de insumos y equipos de trabajo.
Funciones detalladas:
Recibir y clasificar documentos:
Organizar la documentación entrante, ya sea física o digital, por tipo, fecha, o según un sistema de clasificación establecido.
Archivar documentos:
Guardar la documentación de forma segura y ordenada, siguiendo los procedimientos y normas de archivo de la institución.
Digitalizar documentos:
Convertir documentos físicos a formato digital para facilitar su acceso y almacenamiento.
Mantener y actualizar registros y bases de datos:
Llevar un registro actualizado de los documentos archivados, incluyendo su ubicación y estado.
Gestionar el acceso y préstamo de documentos:
Facilitar el acceso a los documentos a las personas autorizadas, llevando un control de quién los solicita y cuándo los devuelve.
Elaborar informes y reportes:
Proporcionar información sobre la documentación archivada, según lo solicitado.
Gestionar insumos y equipos de trabajo:
Asegurarse de que el archivo cuente con los suministros necesarios y que los equipos estén en buen estado.
Apoyar en la gestión documental:
Contribuir a la implementación de políticas y procedimientos relacionados con la gestión documental de la institución.
Mantener el orden y limpieza del archivo:
Asegurar que el archivo se mantenga en buenas condiciones para preservar la documentación.
Participar en procesos de transferencia documental:
Colaborar en el traslado de documentos entre diferentes fases del ciclo vital documental.
Apoyar en la preservación de documentos:
Contribuir a la conservación de los documentos, tanto físicos como digitales, para evitar su deterioro.