Secretaria

Una secretaria es una profesional encargada de tareas administrativas y de organización en una empresa u oficina, actuando como asistente y puente de comunicación entre la dirección y otros miembros de la organización. Sus funciones incluyen la gestión de agendas y citas, la redacción de documentos, la atención de llamadas y visitantes, y la custodia de archivos, facilitando así el funcionamiento diario de la empresa.
Funciones principales
Gestión administrativa:
Organiza y coordina tareas como programar citas, gestionar calendarios y manejar la correspondencia electrónica y física.
Apoyo a la dirección:
Asiste a ejecutivos y gerentes, llevando sus agendas, preparando reuniones, redactando actas y organizando viajes.
Comunicación y atención:
Sirve como enlace entre los empleados, clientes y visitantes, atendiendo llamadas telefónicas y recibiendo visitas.
Manejo de documentos:
Se encarga de gestionar y custodiar archivos, tanto físicos como digitales, manteniendo el orden y la seguridad de la información.
Coordinación de actividades:
Facilita el buen funcionamiento de la oficina asegurando que las actividades se realicen correctamente y los procesos administrativos no se detengan.
Habilidades clave
Organización:
Debe ser muy hábil en la planificación y organización para manejar múltiples tareas simultáneamente.
Habilidades de comunicación:
Es importante para interactuar amablemente con colegas, clientes y visitantes, tanto en persona como por teléfono y correo electrónico.
Dominio de herramientas:
Requiere conocimientos en mecanografía, tratamiento de textos y uso de sistemas de archivo.
Atención al detalle:
Es fundamental ser metódica y precisa en su trabajo, prestando mucha atención a los detalles.
En resumen, la secretaria es un perfil fundamental que asegura la continuidad y eficiencia de las tareas diarias, siendo un apoyo vital para el éxito de cualquier organización.